La dernière nuit avant une première embauche est souvent agitée pour le futur employeur.
Sérieux et compétence seront-ils au rendez-vous ? Le bon esprit ? L'honnêteté ? Et puis l'inquiétude face aux formalités et démarches nombreuses et complexes. L'erreur est si vite arrivée !
Et on se lance avec la DPAE, la déclaration préalable à l'embauche : premier contact avec ces organismes tout puissants que sont les URSSAF dont l'acronyme n'est d'ailleurs plus conforme à la réalité1,2.
Un premier contact parfois violent.
La DPAE est obligatoire quel que soit le type de contrat et doit être effectuée dans les 8 jours précédant l'embauche. Dans le cas général, on renseigne, à titre prévisionnel, l'identification de l'employeur, du futur salarié, le type de contrat, la date et l'heure de l'embauche, la période d'essai et l'on choisit le service de médecine du travail adéquat3. Un accusé de réception est délivré par le système.
Dans le cas des « offres simplifiées » d'adhésion aux services (CESU, CEA, TESE, GUSO, etc.)4, la DPAE est intégrée au tableau de bord du service. Toutefois, ces services ne permettent pas de gérer toutes les situations et de traiter toutes les cotisations5.
Par ailleurs, depuis 2017, pour les organismes sociaux, et depuis 2019 pour le prélèvement à la source (impôt), les données de la paie de salariés doivent être transmises aux organismes (URSSAF, Caisses de retraite, Services fiscaux...) par la voie d'une DSN (Déclaration sociale nominative). Cette DSN a la forme d'un fichier informatique d'un format spécifique ne pouvant être créé que par un logiciel de paie agréé par l'administration et devant être déposé sur une plateforme spécialisée6.
L'avantage des offres simplifiées est d'être dispensé du recours à un logiciel de paie, le service assurant le traitement de la paie, l'édition du bulletin de salaire, le calcul, la déclaration et le versement des cotisations en DSN.
Important : il faut savoir que l'émission d'une DPAE, dans tous les cas, active automatiquement l'obligation de procéder aux déclarations DSN à compter de la date présumée d'embauche et que, même en l'absence de salarié, un employeur immatriculé comme tel auprès de l'URSSAF doit envoyer chaque mois une DSN dite « Néant », tant qu'il n'est pas radié de l'URSSAF ou qu'il n'a pas obtenu une dispense de la part de l'organisme.
Bien sûr, le défaut d'envoi de DSN est sanctionné par l'URSSAF : pénalités, majorations, taxation provisionnelle.
Et sans aucun ménagement, ce que Jacques* a découvert avec stupeur.
Une première embauche avortée
D'un naturel optimiste, Jacques prévoit l'aide d'un emploi intermittent pour sa toute nouvelle activité, mais un emploi qui est exclu des offres simplifiées de l'URSSAF ou du GUSO : il procède donc à une DPAE auprès de l'URSSAF pour le futur salarié concerné. Malheureusement, la personne décline avant la date d'embauche pour des raisons qui lui sont propres.
Jacques tente de créer un compte employeur sur le site urssaf.fr, espérant annuler sa déclaration, en vain : son numéro SIRET n'est pas... reconnu !
Quelques jours passent et, le numéro SIRET étant toujours refusé, il contacte l'URSSAF par téléphone pour expliquer la situation : l'agent lui indique de patienter jusqu'à la réception d'un courrier lui indiquant la création de son compte employeur.
Les jours passent, sans courrier de l'URSSAF, alors que Jacques s'emploie à donner vie à son projet au prix d'interminables journées de travail.
Et une très cinglante "bienvenue" de la part de l'URSSAF
Un matin, après une très courte nuit, Jacques ouvre au facteur venant livrer le courrier qui comporte – enfin ! – une lettre de l'URSSAF, recommandée toutefois.
Plus efficace que le café, ce courrier réveille d'un coup son destinataire : une mise en demeure de payer la modique somme de 1 857,00 € !
L'homme est abasourdi.
Aucune lettre de simple relance n'a précédé cette mise en demeure, ce qui est manifestement anormal.
Sans doute Jacques aurait-il dû adresser un courrier pour indiquer la caducité de l'embauche, à défaut de pouvoir créer son compte employeur et utiliser la messagerie associée.
Il n'en reste pas moins que la façon de procéder de l'URSSAF est extrêmement violente.
Et très dissuasive : pour l'instant, Jacques a renoncé à embaucher sous quelque forme que ce soit7.
* Le nom est changé.
[1] Union de Recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales : puisque maintenant chargé également des cotisations pour le dialogue social, le chômage, la formation continue notamment .
[2] Pour les emplois relevant de la Sécurité sociale agricole, l'organisme compétent est la MSA (Mutualité sociale agricole) non concerné par le présent sujet.
[3] DPAE.
[4] CESU, CEA, TESE, GUSO.
[5] Par exemple, pour le TESE
[6] Les logiciels de paie sont très coûteux, surtout depuis l'avènement de la DSN dont le paramétrage évolue année après année, impliquant de nombreuses et coûteuses mises à jour. Net-Entreprises, une des plateformes spécialisées, est gratuite, par contre. Bien entendu, l'usage des logiciels de paie suppose une sérieuse compétence en matière de gestion de la paie.
[7] Comportement dissuasif de l'URSSAF auquel s'ajoutent toutes les préoccupations de l'employeur : établissement de la paie et logiciel, déclarations hors DSN, élaboration des contrats et formalités associées, veille législative et de la convention collective, affichages obligatoires et veille, etc. Ce que Jacques n'a pas manqué de dire au directeur de l'organisme dans sa lettre de contestation.
